Her kommenterer vi viktige forhold som partene bør vurdere før oppstart av byggearbeidene.

1        Oppstartsmøte

Før entreprenøren starter de fysiske arbeidene, bør partene gjennomføre et oppstartsmøte. Behovet for dette avhenger i stor grad av om det allerede ble avholdt et grundig avklaringsmøte før kontraktsinngåelse.

I oppstartsmøtet bør partene gjennomgå alle praktiske sider ved gjennomføringen som ikke allerede er avklart.

Ved behov kan man inngå tilleggsvilkår som justerer deler av den opprinnelige avtalen — men vær forsiktig dersom du ikke er helt sikker på hvordan endringen påvirker avtalen. I tvilstilfeller bør du innhente råd. Likevel er det ofte klokere å rydde opp i tvetydigheter før prosjektstart enn å starte opp med uavklarte forhold.

Det er mange temaer som bør diskuteres i et oppstartsmøte, og det finnes sjekklister som angir hvilke temaer som bør tas opp. Vi har vedlagt et forslag til en slik sjekkliste på slutten av denne veilederen. Den kan brukes av både byggherre og entreprenør.

Det er naturlig at byggelederen leder møtet.

Last ned våre sjekklister her.

2        Omforent fremdriftsplan og fakturerings- og betalingsplan

Alle byggeprosjekter bør ha og styres etter en skriftlig fremdriftsplan.

Byggherren skal allerede i forespørselen til entreprenøren ha stilt krav til når prosjektet skal starte og avsluttes. La oss kalle det en overordnet fremdriftsplan. Entreprenøren bør i sitt tilbud ha skrevet noe om hvorvidt den overordnede fremdriftsplanen aksepteres.

Når kontrakten er inngått, bør entreprenøren utarbeide en mer detaljert fremdriftsplan som viser hovedaktivitetene og hvilke faktorer entreprenøren er avhengig av for å utføre arbeidet. Dette kan omfatte tidspunkt for leveranser fra byggherren (beskrivelser, prosjektering, materialer), tidspunkt for tilgang til ulike deler av eiendommen, og tidspunkt da andre entreprenører må være ferdige med sine arbeider.

Fremdriftsplanen er det viktigste verktøyet partene har for å styre prosjektets ressurser. Entreprenøren får klarhet i når de ulike arbeidsoppgavene skal utføres, og byggherren vet når leveranser og andre oppgaver forventes å være ferdigstilt.

En god fremdriftsplan er også et viktig redskap for å dokumentere forsinkelser. Det blir enklere å påvise at en aktivitet er forsinket når planen fastsetter når den skulle være påbegynt eller fullført, og det faktiske forløpet avviker.

NS 8407 pkt. 21.2 og 27.2.1

Fremdriftsplanen vil deretter være et utgangspunkt for fakturerings- og betalingsplanen. Les mer om fakturerings- og betalingsplanen her.

3        Plikten til samarbeid og lojalitet

Alle som inngår avtaler, har automatisk en plikt til å opptre lojalt overfor hverandre. Det innebærer at man må ivareta den andre parts interesser som er relevante for kontrakten.

Dette innebærer blant annet at man må holde den andre parten fortløpende informert om forhold den parten med rimelighet kan forvente å bli informert om. Det krever også at begge parter viser rimelig hensyn og bistår hverandre når det er rimelig.

Lojalitetsplikten gjelder altså selv om den ikke er uttrykkelig avtalt. Fordi den er så fundamentalt viktig, inkluderer mange kontraktsmaler denne plikten som en eksplisitt bestemmelse. Det samme gjelder i NS-kontraktene.

NS 8407 pkt. 3 og 21

4        Rutiner for varsling, svar, skriftlighet og «kontringsregelen»

NS kontraktene bestemmer at alle varsler og svar skal være skriftlig og sendes partenes representanter. La oss kommentere reglene nærmere.

4.1      Krav til skriftlighet

Skriftlighetskravet innebærer at dersom noen hevder at det er gitt varsel eller svar muntlig – og motparten nekter å ha mottatt det – vil domstolene typisk konkludere med at varselet eller svaret ikke ble sendt.

NS 8407 pkt. 5

Partene børderfor allerede fra starten av ha rutiner som sikrer at varsler og svar blir sendt skriftlig.

4.2      E-post eller annen elektronisk kommunikasjon

Kravet om skriftlighet var opprinnelig ment bokstavelig, det vil si tekst på papir. I dag er det vanligst å bruke e-post eller spesielle kommunikasjonssystemer over nettet. Kontraktene bestemmer imidlertid at elektronisk kommunikasjon må avtales særskilt. Enten ved at det oppgis i kontrakten hvilken e-postadresse som kan brukes, eller at de er avtalt hvilket kommunikasjonssystem som skal brukes.

Avtale om hvordan kravet til skriftlighet skal oppfylles bør være etablert før arbeidene starter.

4.3      Til representanten

NS kontraktene bestemmer at alle varsler og svar må sendes til partenes representanter.

Dette er viktig for begge parter. Entreprenøren vil ikke ønske at byggherren gir endringspålegg til en tilfeldig ansatt uten ansvar – slike pålegg må rettes til den hos entreprenøren som har relevant myndighet. Tilsvarende ønsker ikke byggherren at entreprenøren sender krav om tillegg til en person uten klar tilknytning til byggherren.

Derfor må partene utpeke sine respektive representanter skriftlig i kontrakten. Ethvert utbytte av representant må også meddeles skriftlig til den andre part.

Hvem som bør være partenes representanter kommenterer vi mer nedenfor.

4.4      Varsel og svar «uten ugrunnet opphold»

Både varsler og svar skal normalt sendes «uten ugrunnet opphold» etter at vedkommende ble kjent med grunnlaget for å sende varslet eller svaret.

Hvor lenge «uten ugrunnet opphold» er, må vurderes konkret. Det er ikke mulig å si generelt at 2 dager, 4 dager, en uke eller to uker alltid er akseptabelt. Domstolene vil vurdere om den som skal varsle eller svare hadde rimelig grunn til å vente.

Hvis en part får kjennskap til grunnlaget for å varsle fredag, vil varsling eller svar på mandag normalt betraktes som rettidig. Det samme kan gjelde for akutt sykdom eller høy arbeidsbelastning. Men slike forhold bør normalt ikke brukes som gyldig grunn til å vente mer enn to til tre dager, da arbeidsgiver kan sette inn vikar eller flere ressurser.

På den annen side må vi ta hensyn til at motparten ønsker å motta varsel eller svar i god tid for å ivareta sine interesser. Hvis det foreligger en hindring som byggherren har ansvaret for å fjerne, er det i hans interesse at varslet sendes umiddelbart slik at hindringen kan avhjelpes.

Å vente to–tre dager i slike tilfeller kan være for sent, spesielt hvis entreprenøren krever dekning av merkostnader som følge av hindringen før varsling. Hvis motparten ikke trenger å motta varsel eller svar tidligere, kan det i enkelte tilfeller være akseptabelt at det mottas først etter 14 dager — men dette må vurderes konkret.

4.5      Preklusjon og «Kontringsregelen»

Mange regler om varsling og svar følges av en preklusiv bestemmelse som sier at parter mister rettigheter, krav og innsigelser dersom varsler eller svar ikke sendes i henhold til kontraktens bestemmelser. Vi kaller dette for preklusive regler.

Det med preklusive regler er ikke nytt. Slike regler har vært vanlige i entreprisekontrakter i mange tiår. Slike regler har gjennom årene gitt opphav til mange diskusjoner om hvorvidt varsling eller svar ble gitt i tide eller ikke.

I enkelte tilfeller har nok parter bevisst ventet med å sende varsel eller svar i håp om å oppnå fordeler. For eksempel kan byggherrer ha sett entreprenøren utfører tilleggsarbeid, for så å nekte betaling med begrunnelse at varsel om tillegg ikke ble sendt i tide.

For å motvirke slike situasjoner krever NS-kontraktene nå at den som vil påberope seg at motparten har sendt varsel eller svar for sent, må varsle motparten «uten ugrunnet opphold» etter å ha mottatt varselet eller svaret. Hvis dette ikke gjøres, anses det første varselet eller svaret som rettidig.

NS 8407 pkt. 5 mfl

4.6      Varsler skrevet inn i referater fra byggemøter

NS kontrakten fastsetter at kravet til skriftlighet er oppfylt dersom varselet eller svaret er skrevet inn i et referat fra et byggemøte. Er varselet eller svaret med i et møtereferat, er det derfor ikke nødvendig å sende egne varsler og svar i tillegg.

Regelen er ok den, men vi anbefaler ikke at partene satser på at kravet til innhold i varsler og svar er ivaretatt gjennom tekster i byggemøtereferater.

Bakgrunnen er at møtereferater sjelden spesifiserer nøyaktig hva entreprenøren varsler og hva byggherren svarer.
Vi anbefaler derfor at partene alltid sender separate skriftlige varsler og svar som tydelig beskriver innholdet.

Vi anbefaler i stedet at det alltid sendes separate skriftlige varsler og svar, som i tilstrekkelig grad beskriver det som skal varsles og svares.

NS 8407 pkt. 5 mfl

5        Partenes representanter vs. stedfortredere

Som det fremgår ovenfor skal varsler og svar sendes skriftlig til partenes representanter. Spørsmålet er da hva en representant er og hvem bør være partenes representanter?

La oss først si noe om hva en stedfortreder er. Et selskap er en rettslig konstruksjon, ikke en person. Når et selskap skal opptre utad, må det gjøres gjennom det vi kaller en stedfortreder. Det er styret eller den eller de styret har gitt fullmakt til å opptre på vegne av styret og selskapet som er stedfortreder.

Er oppdragsgiver og entreprenøren selskaper vil deres stedfortredere opptre på vegene av partene. Vi kan si at stedfortrederen er parten i kontrakten.

Styret kan som nevnt ha gitt noen fullmakt til å opptre på vegne av styret og selskapet. For byggherren, vil et byggeprosjekt av en viss størrelse ikke være en del av den daglige driften. Da trenger daglig leder en særskilt fullmakt. For entreprenøren, som levere av å inngå byggekontrakter «daglig» vil daglig leder oftere ha fullmakt og kan signere på vegne av selskapet.  

I tillegg til å ha en stedfortreder, skal partene etter NS kontraktene utpeke en person som skal være partens representant i alle spørsmål knyttet til kontrakten. Personen skal ha fullmakt til å inngå bindende avtaler på vegne av parten i alle forhold som angår kontrakten. Representanten er da normalt en annen person enn den som er selskapets stedfortreder og part.

NS 8407 pkt. 9

For byggherrene er det normalt at byggelederen gis rollen som byggherrens representant. For entreprenøren er det normalt en prosjektleder som skal følge prosjektet på daglig basis som får rollen som entreprenørens representant.

Det er da viktig at vedkommende som skal opptre som representant også gis slik fullmakt som NS kontraktene sier at representanten har. Byggelederen har etter NS 8403 ikke tilstrekkelig fullmakt til å være byggherrens representant, og må få en særskilt fullmakt om dette. Det samme gjelder entreprenørens prosjektleder.

Ønsker byggherren eller entreprenøren å begrense representantens fullmakt i forhold til det som følger av NS kontraktene, må det kommuniseres skriftlig til den annen part. Begrenses fullmakten for mye, samtidig som partens stedfortreder heller ikke er tilgjengelig, kan det innebære et kontraktsbrudd.

6        Litt om byggeplassen

Byggeplassen er arealet byggearbeidene skal utføres på.

Der vil det bli samlet maskiner, utstyr, materialer og mennesker, og det vil bli utført ulike aktiviteter – ofte aktiviteter med betydelig skadepotensial. Byggeplassen må derfor planlegges og organiseres slik at det ikke oppstår skade. Se mer om internkontroll, byggherreforskriften og HMS her.

For at byggherren skal kunne kontrollere at aktivitetene på byggeplassen og riggområdet skjer på forsvarlig måte, er det i NS kontraktene oppstilt flere krav til byggeplassen. Det er for eksempel krav om:

• Begge parter plikter å overholde alle lover, offentlige forskrifter og vedtak som gjelder. Begge parter skal nekte å utføre aktiviteter som er i strid med krav i lov og forskrift.
  
  
• Entreprenøren skal ha en person på byggeplassen som leder arbeiderne selv, eller med hjelp av en person som har tilstrekkelig fagkyndighet (anleggsleder). Det bør stilles krav om at vedkommende må kunne kommunisere godt på et språk byggherren forstår.
  
  
• I en NS 8405 kontrakt er det byggherren som skal angi nøyaktig posisjon på hvor bygget skal stå (utmåling av noen fastpunkter) og entreprenøren skal ta videre mål ut fra det. I en NS 8407 kontrakt er det totalentreprenøren som har ansvaret for plassering av bygg m.m.
  
  
• Entreprenøren skal fra byggeplassen ha tilgang på kontrakten, relevante forskrifter, Norsk Standard og byggdetaljblader som viser hvordan arbeidet skal utføres. Under dette ligger at entreprenøren skal ha tilgang til prosjekteringen, og utføre i henhold til denne.
  
  
• Byggeplassen med eventuell tilkomstvei og omgivelser som påvirkes av arbeidet, skal holdes ryddig og avfall skal fjernes. Bakgrunnen for dette er både å redusere faren for skade (HMS) og for at det skal være orden på byggeplassen.
  
  Vil byggherren rydde byggeplassen for entreprenørens regning, må byggherren først varsle og gi entreprenøren mulighet til å rydde selv.
  
  
• Er ikke annet avtalt eller følger av lov/forskrift, kan entreprenøren utføre arbeid utenfor ordinær arbeidstid. Det bør derfor avtales særskilt dersom denne retten skal begrenses. Entreprenøren må imidlertid varsle før det utføres arbeid utenfor ordinær arbeidstid.
  
  
• På større byggeplasser hvor det er stillas og heiser, er det særlige regler om bruk av disse.

NS 8407 kap. 18

7        Byggeplassadministrasjon og fremdriftskontroll

Aktiviteten på byggeplassen må administreres, og det er flere grunner til det.

Kravene til HMS, internkontroll, byggherreforskriften og arbeidsmiljøloven tilsier alle at aktiviteten må styres på en forsvarlig måte. De må administreres slik at det ikke oppstår skade eller fare for skade. Jo flere som skal oppholde seg på byggeplassen samtidig, jo viktigere blir dette.

Skal to eller flere entreprenører arbeide samtidig på byggeplassen må noen ta ansvaret for å administrere fremdriften og koordinering av entreprenørene.

Hovedregelen er at entreprenøren selv må administrere og koordinere eget arbeid og de underentreprenører og underleverandører entreprenøren bruker.  

Er det flere sideordnede entreprenører på byggeplassen samtidig, må byggherren sørge for at aktivitetene dem imellom blir koordinert. Byggherren kan velge å løse denne oppgaven selv, eller betale byggeleder eller en av entreprenørene for å administrere og koordinere aktiviteten på byggeplassen. NS kontraktene har egne bestemmelser for hvordan denne oppgaven kan gis til entreprenøren og hvilket ansvar entreprenøren da får.    

NS 8407 pkt. 12.4