Formålet med sluttoppgjøret er å avslutte partenes økonomiske mellomværende i byggeprosjektet på en ryddig måte. Målet er at partene skal legge frem alle krav, innsigelser og motkrav. Ingen krav skal holdes tilbake i den hensikt å bli brukt spekulativt på et senere tidspunkt. Unntaket fra dette er mangelskrav, og særlig skjulte mangelskrav.

Når alt ligger på bordet, skal partene gjennomgå krav og innsigelser og forsøke å bli enige om et endelig oppgjør.

Hvordan dette skal gjøres mer i detalj, er regulert i NS 8407 pkt. 39. Reglene samsvarer i stor grad med ulovfestet entrepriserett. For sammenligning, se NS 8405 pkt. 33.1 og 33.2.

Reglene om sluttoppgjør og malen for sluttoppsett vi finner i NS-kontraktene, er etter vår mening malen som gir partene best oversikt over kravene, innsigelsene og motkravene. Vi anbefaler å bruke disse reglene også når NS-kontrakt ikke er avtalt.

NS 8407 kap. 39

Vi skal her forsøke å vise hvordan sluttoppsettet bør se ut, og hvordan det lages.

Du kan laste ned malen for sluttoppsettet i en Excel fil. og sjekkliste for sluttoppgjør her.

1 Entreprenørens sluttoppsett

Her er et eksempel på sluttoppsett.

1.1 Kontraktsum og justert kontraktssum

Reglene bestemmer at sluttoppgjøret skal innledes med at entreprenøren lager en sluttoppstilling som først viser alle krav entreprenøren mener å ha mot byggherren under kontrakten. Dette gjelder både betalte krav og ikke betalte krav.

Det er lurt å skille mellom de enkelte kravene på den ene siden og hva som er fakturert på den andre siden. Det er kravene og motkravene partene skal bli enige om, ikke fakturaene. Fakturaene skal til slutt stemme med kravene partene blir enige om, og er i første rekke et regnskapsteknisk verktøy.

Når partene er enige om kravene og motkravene, kan fakturaer krediteres og utstedes på nytt slik at det blir riktig i regnskapet. Derfor sier NS-kontraktene at sluttoppsettet skal starte med en oppstilling av alle entreprenørens krav etter kontrakten.

NS 8407 pkt. 39.1

Oversikten over alle entreprenørens krav bør starte med at entreprenøren angir kontraktsummen. Dette gjelder enten det er avtalt fastpris, en pris basert på enhetspris og antatte mengder, eller regningsarbeider.

Deretter bør entreprenøren angi de justeringer som skal gjøres på kontraktsum etter reglene om indeksregulering eller mengderegulering. Dette endrer kontraktsummen, men utgjør formelt sett ikke en endring.

Entreprenøren legger til eller trekker fra justeringene. Vi får da en justert kontraktsum.

Kravene på vederlagsjustering som følge av endringer og hindringer kommer vi tilbake til senere.

Dersom det er gjenstående eller ikke utført arbeid, bør det håndteres som endringer eller mangler – avhengig av årsaken til at arbeidet ikke er utført. Er årsaken at entreprenøren rett og slett har glemt å utføre arbeidet, er det en mangel. Da skal ikke kontraktsummen justeres. Byggherren kan i stedet, etter reglene om mangler, holde tilbake penger og senere kreve prisavslag/erstatning.

Er årsaken at byggherren har pålagt entreprenøren å ikke utføre arbeidet, er det en endring som håndteres under tilleggskrav og fradrag.

1.2 Tilleggskrav og fradrag

Har entreprenøren utført endringsarbeid, eller unnlatt å utføre et arbeid på grunn av en negativ endringsordre, eller mener entreprenøren at han ellers har krav på tilleggsbetaling som følge av forhold byggherren har risikoen for, skal disse angis post for post og summeres.

Det er viktig at entreprenøren angir størrelsen på hvert tilleggskrav og fradrag, og ikke beløpene i fakturaene som er sendt. Beløpet i fakturaene kan være feil, og det vil bli kontrollert når vi etterpå sammenligner størrelsen på kravene og det som er fakturert.

Beløpet entreprenøren krever betalt, skal være den netto merkostnad eller netto besparelse entreprenøren er påført som følge av endringen. Er det en netto besparelse, angis beløpet som et minustall.

Når alle tilleggskrav og besparelser er listet opp, summeres disse til en sum tillegg/fradrag.

Summen av justert kontraktsum og sum tillegg og fradrag blir da det totale kravet entreprenøren har rett til å fakturere i prosjektet.

Merk at frem til nå har vi kun listet opp krav – ikke fakturaer. Det kommer i neste runde.

1.3 Oversikt over alle fakturaer som er sendt, enten de er betalt eller ikke

Entreprenøren bør deretter liste opp alle fakturaer som er sendt, både a-kontofakturaer på kontraktsum og tilleggsfakturaer.

Det er lurt å liste opp alle a-kontofakturaer på kontraktssummen først og summere disse. Deretter alle tilleggsfakturaer og summere disse.

Summen av det som er fakturert skal svare til summen av justert kontraktsum samt sum tillegg og fradrag.

Det er viktig å merke seg at entreprenøren ikke skal fakturere innestående før i sluttfakturaen. Alt annet bør entreprenøren ha fakturert i andre fakturaer før sluttfakturaen lages og sendes.

Krav på tilleggsvederlag bør alltid faktureres i egne fakturaer. Det bør kun faktureres krav knyttet til én endring i hver faktura. På den måten vil manglende betaling av en faktura kunne knyttes til en bestemt endring. Når entreprenøren fakturerer mange ulike krav i samme faktura, blir det vanskeligere å knytte manglende betaling av fakturaen til konkret omstridt tillegg.

Entreprenøren bør legge frem dokumentasjonen på krav som er bestridt av byggherren. Dokumentasjonen bør omfatte:

• Endringsordren eller den irregulære endringsordren fra byggherren
• Varsel fra entreprenøren om krav
• Dokumentasjon på at endringen eller arbeidet er utført, eller at kostnaden er pådratt
• Dokumentasjon som viser hva entreprenøren kan kreve betalt av oppdragsgiver

Ubetalte fakturaer må markeres og summeres. Dette beløpet – sammen med beløpet i sluttfakturaen og eventuelle krav som ikke er fakturert – utgjør entreprenørens krav i sluttoppgjøret.

1.4 Oversikt over alle krav byggherren har bestridt og som entreprenøren fastholder

Siden sluttoppgjøret skal markere slutten på det økonomiske mellomværende mellom partene i prosjektet, forventes det at partene legger alle krav på bordet. Krav som ikke legges frem i sluttoppgjøret, er det naturlig å anta er frafalt eller ikke vil bli fremmet.

I NS 8407/8417 er det uttrykkelig bestemt at partene taper krav som ikke blir lagt på bordet – altså tatt inn i sluttoppsettet og inn i byggherrens innsigelser til sluttoppsettet innen fristene i kontrakten.

Det er derfor viktig at entreprenøren presiserer hvilke krav som fastholdes, herunder krav som er varslet tidligere, men ikke fakturert. Hvert enkelt krav bør listes opp med grunnlag og beløp.

1.5 Oversikt over alle krav som ikke tidligere er fakturert, og som faktureres nå

Entreprenøren skal til slutt liste opp krav som ikke tidligere er fakturert, og hvilke krav som faktureres i sluttfakturaen. Siden sluttfakturaen skal ha to måneders forfallstid, og andre fakturaer én måned, bør alt bortsett fra innestående sendes i egne fakturaer, og kun innestående faktureres i sluttfakturaen.

Krav som ikke kan faktureres ennå – typisk arbeid som ikke er utført – skal listes opp, selv om størrelsen på kravet ikke er kjent ennå.

1.6 Oppsummeringen i sluttoppsettet

Entreprenøren kan med fordel oppsummere sitt betalingskrav i sluttoppgjøret, det vil si hvor mye entreprenøren mener oppdragsgiver totalt sett skylder.

Det vil da være summen av krav som er fakturert, men ikke betalt, samt kravet i sluttfakturaen og eventuelle krav som ikke er fakturert. Beløpene bør angis både uten og med MVA.

1.7 Entreprenørens frist for å sende inn sitt sluttoppgjør

Etter NS 8407 har entreprenøren en frist på to måneder, regnet fra overtakelsen, til å sende sitt sluttoppsett og sluttfaktura til byggherren. Har ikke entreprenøren overholdt fristen, kan byggherren fastsette en endelig frist som normalt bør være på minst 14 dager. Etter utløpet av den fristen taper entreprenøren, med noen få unntak, alle krav på ytterligere betaling.

NS 8407 pkt. 39.1

2 Byggherrens svar på entreprenørens sluttoppsett og sluttfaktura

2.1 Byggherrens innsigelser og motkrav

Når byggherren har mottatt sluttoppgjøret fra entreprenøren, må byggherren svare.

Svaret bør inneholde en liste med de innsigelser byggherren har til entreprenørens krav, samt en liste over eventuelle motkrav byggherren har mot entreprenøren.

Innsigelsene må som et minimum gi uttrykk for hvor mye byggherren mener seg forpliktet til å betale på hvert delkrav entreprenøren har listet opp i sitt sluttoppsett.

Det å kun la være å betale entreprenørens faktura anses for å være dårlig skikk – noe respektløst. Det er bedre å angi konkret hvorfor fakturaer ikke blir betalt, og med det gi entreprenøren grunnlag for å forstå byggherrens innsigelser og motkrav. Etter NS-kontraktene vil det å kun nekte å betale sluttfakturaen føre til at byggherren taper sine innsigelser mot entreprenørens krav.

NS 8407 pkt. 39.2

Deretter må byggherren presentere eventuelle motkrav. Byggherrens motkrav er i hovedsak enten begrunnet med kontraktsbrudd fra entreprenøren før overtakelsen, eller krav som følge av forsinkelse eller mangler. Krav som følge av mangler kan forfølges uavhengig av sluttoppgjøret, men kjente mangelskrav bør fremmes og behandles i sluttoppgjøret.

NS 8407 pkt. 39.2

2.2 Byggherrens frister

Etter NS 8407 har byggherren en frist på to måneder, regnet fra mottakelsen av sluttoppsettet fra entreprenøren, til å presentere sine innsigelser og motkrav. Overholdes ikke fristen, taper byggherren innsigelsene og krav som følge av forsinkelse. Krav som følge av mangler holdes, som nevnt ovenfor, utenfor disse reglene.

NS 8407 pkt. 39.2

3 Forhandlinger og bistand fra advokat og andre

Det er ikke uvanlig at partene ikke klarer å bli enige om sluttoppgjøret i entreprisekontrakter. Da er det viktig å håndtere prosessen på en fornuftig måte.

Vår erfaring er at svært mange tvister om sluttoppgjør skyldes at partene ikke har klart å lytte til hverandre. De klarer ikke å bli enige om hva som er faktum, begrunnelsen for krav og innsigelser til kravet.

Advokatenes viktigste oppgave i slike situasjoner er å hjelpe partene til å se og forstå faktum på samme måte. Klarer de det, løses som regel resten.

Blir ikke partene enige, vil det være avtalen og ulovfestet entrepriserett og bevislig faktum som bestemmer hvem som har rett. Vårt råd er at slike tvister bør håndteres av advokater som har erfaring med denne typen saker, og som er innstilt på å få partene til først å forstå faktum likt. For en erfaren entrepriseadvokat er sluttoppgjør i entreprisekontrakter i utgangspunktet nokså enkle å håndtere.