Mange av våre kunder er sameier og borettslag som planlegger og gjennomfører mellomstore og store vedlikeholds- og byggeprosjekter. Vi har derfor samlet informasjon som er relevant for styrene i slike prosesser.
Informasjonen et et supplement til kursene vi holder og den løpende rådgivningen vi tilbyr.
Dersom det er informasjon du synes mangler her, tar vi gjerne imot tips.
En av styrets viktigste oppgaver er å drifte og vedlikeholde bygningsmassen. Målet er hele tiden å hindre at bygningsmassen taper seg i verdi.
Det er viktig at styrene ikke nøler, at de tar tak i de viktigste vedlikeholds- og byggeprosjektene først, og håndterer dem riktig. Det må inngås avtaler med vaktmestre og entreprenører som må følges opp på riktig måte.
Det er lett å trå feil i slike prosesser, og disse sidene er ment som et hjelpemiddel til styrerne.
NS 8407 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser, blir normalt omtalt som NS 8407. Det er et dokument med et bredt og sammensatt sett med kontraktsvilkår som regulerer partenes rettigheter og plikter i byggeprosjektet. Den brukes når partene er enige om at det er entreprenøren som i hovedsak skal prosjektere arbeidet som deretter skal utføres.
Den er et alternativ til NS 8405 og NS 8406, som begge forutsetter at byggherren prosjekterer arbeidet entreprenøren skal utføre. Vi anbefaler at entreprenøren får ansvaret for å prosjektere arbeidet, og disse sidene fokuserer primært på reglene i NS 8407.
NS 8407 oppfattes som en balansert kontrakt og er vel utprøvd av byggherrer, entreprenører og domstolene siden den ble lansert i 2011. Vi vet stort sett hvordan de enkelte vilkårene skal tolkes og forstås. Det skaper forutsigbarhet med tanke på tolkningen av kontraktsvilkårene.
Kontrakten inneholder svært mange kontraktsvilkår. Noen vilkår innebærer at partene taper krav og innsigelser til krav dersom de ikke følger handlepliktene i kontrakten. Selv om den er relativt krevende å bruke, er det likevel NS 8407 vi anbefaler styrer i sameier og borettslag å bruke ved mellomstore og store vedlikeholds- og byggeprosjekter.
Spørsmålene og svarene vi tar opp på disse sidene er knyttet til reglene vi finner i NS 8407. Mange av reglene er imidlertid lik reglene vi finner i andre kontraktstandarder, og det som gjelder der bestemte kontraktsvilkår ikke er avtalt. Spørsmålene og svarene er derfor stort sett gyldige også der NS 8407 ikke er avtalt.
Alle Norsk Standard sine kontrakter kan kjøpes hos Standard Norge.
I byggeprosjekter blir den som har bedt om at noe blir bygget kalt byggherre. Vi bruker derfor uttrykket «byggherren» om borettslaget eller sameiet som har inngått avtale med en entreprenør. Byggherren er samtidig ofte også tiltakshaver etter plan- og bygningsloven.
Styret handler på vegne av sameiet og borettslaget, og blir derfor her omtalt som byggherre.
Hvem har fullmakt til å beslutte og gjennomføre bygge- og vedlikeholdsarbeider på vegne av sameier og borettslag?
Eierseksjonsloven og Burettslagslova har omtrent like regler rundt dette. Styrene har rett og plikt til å iverksette nødvendig vedlikehold. Dette gjelder uavhengig av hvor mye det koster. Må taket skiftes ut, så må det skiftes ut selv om det koster mye.
Det er god praksis å orientere generalforsamlingen/sameiermøtet og gjerne innhente beslutning fra disse om å gjennomføre mellomstore og store vedlikeholdsprosjekter, selv om det ligger innenfor styrets fullmakt å håndtere dem.
Dersom det er snakk om å bygge noe nytt, sette opp nye bygg eller bygge inn nye egenskaper på allerede eksisterende bygg og fellesareal, snakker vi ikke lenger om vedlikehold. For slike tiltak har styret bare begrenset fullmakt. Overstiger kostnaden 5 % av det årlige driftsbudsjettet, må det innhentes samtykke/beslutning fra generalforsamlingen/sameiermøtet før slike nye tiltak gjennomføres.
Se Eierseksjonsloven § 50 og Burettslagslova § 8-9.
Hvor grensen går mellom vanlig vedlikehold og tiltak som krever fullmakt, er vanskelig å trekke, og det er derfor god skikk at styret innhenter fullmakt der det er i tvil.
Styret må identifisere, sortere og prioritere de ulike tiltakene det kan være aktuelt å igangsette. Beboerne har nesten alltid ønsker og forslag til prosjekter de ønsker gjennomført. Kommer ikke beboerne med ønsker og forslag, må styret selv vurdere om det er tiltak som må gjennomføres.
Når forslagene og ønskene ligger på bordet, er det styrets oppgave å vurdere og prioritere hvilke tiltak som kan og skal gjennomføres.
Denne prosessen skjer normalt uformelt, og er noe styret har rett til å håndtere internt. Er ikke beboerne fornøyde med måten styret håndterer denne prosessen på, kan de gi styret instruks gjennom beslutninger på generalforsamlingen/sameiermøtet, eller i verste fall bytte ut styret.
Hva bør styret ha tenkt på og planlagt før det inngås avtale med entreprenøren?
Faktisk ganske mye.
Overordnet sett har alle vedlikeholds- eller byggeprosjekter som formål å dekke et behov eller løse et problem. Avtalen med entreprenøren er med andre ord en del av en problemløsningsprosess: Den starter lenge før det inngås avtale med entreprenøren.
Før avtale med entreprenøren inngås, bør byggherren for eksempel ha svar på disse spørsmålene:
Det med byggherrens planlegging av byggeprosjektet før avtale med entreprenøren inngås, kan du lese om her.
Vi anbefaler også å lese artikkelen om bruk av NS 8407 ved rehabilitering av eldre bygg.
Det kan være nyttig at styret har satt seg noe inn i hva entreprenøren bør vurdere og ta stilling til før entreprenøren gir et pristilbud på jobben. Det setter styret i bedre stand til å legge opp byggeprosjektet på en måte som gjør det attraktivt for entreprenører, slik at du får en god pris på jobben.
Les mer om hva entreprenøren bør vurdere og ta stilling til før det gis et tilbud her.
Selv om kontrakten er signert, er det fortsatt flere forhold du bør avklare før selve byggingen eller anleggsarbeidet starter. Stikkord er oppstartsmøte, sikkerhet, forsikringer, riggområde, tilkomst etc.
Les mer om noe av det du må ha sjekket ut før du starter selve byggingen eller anleggsarbeidet her.
Det er viktig å huske at også byggherren skal «levere» noe i et byggeprosjekt. Det er ikke bare entreprenøren som har en leveringsforpliktelse.
Hva byggherren skal levere, varierer, men tar vi utgangspunkt i en typisk NS 8407-kontrakt, er det minst seks oppgaver som faller på byggherren:
På samme måte som for byggherren kan vi dele opp det entreprenøren skal levere under kontrakten. I en typisk NS 8407-kontrakt kan vi oppsummere dette i seks hovedpunkter:
Det er sjelden at et byggeprosjekt går helt som planlagt. Det er faktisk helt normalt at entreprenøren opplever forsinkelser underveis, eller at byggherren får behov eller ønske om at entreprenøren skal levere noe mer, noe annet eller litt mindre enn det som først ble avtalt.
Slike situasjoner kan vi gruppere inn i:
Hvor mye byggherren skal betale, bør selvsagt være avtalt og fremgå av kontrakten. Men det er ikke alltid så enkelt.
Det er nokså mye entreprenøren må gjøre og forberede før fakturaen kan sendes.
Overtakelsen markerer starten på avslutningen av byggeprosjektet. Det er mange rettsvirkninger knyttet til selve overtakelsen, og det er viktig at det gjøres på formelt riktig måte. I praksis ser vi at mange håndterer denne fasen feil.
Reglene og prosessen rundt sluttoppgjøret har som mål å løfte alle krav partene har mot hverandre opp i lyset, slik at det ikke skal komme nye, kanskje overraskende krav etter at partene tror alt er gjort opp. Vi har derfor regler som sier at krav som ikke fremmes i sluttoppgjøret ikke kan fremmes senere. Det er derfor viktig å følge de avtalte prosedyrereglene for gjennomføringen av sluttoppgjøret. Krav som følge av mangler tapes ikke etter disse reglene.
Vi har laget en mal for hvordan sluttoppsettet bør se ut for å oppfylle alle kravene til innhold i NS 8407 til et sluttoppsett.
Det oppdages nesten alltid feil og mangler på det entreprenøren har bygget, eller i det minste forhold byggherren opplever som mangler. Det er normalt at det etter et byggeprosjekt oppstår diskusjoner om hvorvidt et forhold er en mangel eller ikke.
De fleste manglene kan, og blir som regel, utbedret av entreprenørene. Andre mangler kan det være mer krevende å utbedre, og det hender partene er uenige i hvorvidt et forhold er en mangel eller ikke. Prosessene rundt reklamasjon og mangler kan være krevende å håndtere riktig. Stikkord er frist for å reklamere, reklamasjon, eventuelle fagkyndige vurderinger og foreldelse.
Mange tvister kan unngås ved å planlegge og gjennomføre prosjektene på en god måte. Noen tvister derimot er det i praksis umulig å sikre seg mot. Er det først oppstått en tvist, er det viktig at situasjonen håndteres riktig fra starten av.
Uklok håndtering av tvister kan føre til at konflikten mellom partene vokser. Partene blir mer steile i sine krav og syn på saken, og kostnadene kan skyte i været. Riktig håndtering, på den andre siden, kan føre til oppklaringer av faktum, forståelse for den annen parts syn på saken, og det er ofte nok til å løse tvisten.
Det er derfor viktig å bruke rådgivere og advokater som forstår de byggetekniske sidene av saken, som har erfaring og kompetanse til å veilede partene gjennom tvisten, og som evner å bidra til å senke tvistenivået og ikke eskalere tvisten.
Det er ikke nødvendig å bruke de dyreste advokatene, men velg advokater med erfaring fra slike tvister. Det blir erfaringsmessig rimeligere totalt sett.
