Når du som entreprenør skal gi pristilbud på entrepriseoppdrag, er det flere forhold du må ha oversikt over. Her er noen av dem.

Du kan laste ned en sjekkliste som dekker det entreprenøren må huske på før det leveres tilbud her.

1         Valg av oppdragsgiver, byggeplass og tidsperiode

Det første entreprenøren må gjøre er å undersøke om oppdragsgiveren er en oppdragsgiver entreprenøren ønsker å inngå avtale med. Det er også viktig å vurdere om selve oppdraget er innenfor entreprenørens kompetanse og strategi.

• Har oppdragsgiveren betalingsanmerkninger eller utilstrekkelig økonomi til å bære ansvaret for et prosjekt av denne størrelsen?
  
  En oppdragsgiver som ikke betaler er ikke en god oppdragsgiver. Sjekk derfor om oppdragsgiver har en kjent betalingshistorikk. Om mulig bør du sjekke referanser.
  
  NS 8407 forutsetter at partene stiller sikkerhet for sine kontraktsforpliktelser. Hvis oppdragsgiver nekter å stille sikkerhet, kan det være et tegn på svak økonomi. Det å «støtte seg» på morselskapet er normalt ikke like godt som at en bank eller et forsikringsselskap er villig til å stå som selvskyldner for ansvaret oppdragsgiver har etter avtalen. Vær derfor varsom i tilfeller hvor oppdragsgiver nekter å stille sikkerhet..
  
  
• Er det noe som kan tyde på at oppdragsgiveren er spesielt krevende, kranglete?
  
  Noen oppdragsgiver er kjent for å være tøffe mot entreprenørene. Da må entreprenøren hele tiden opptre formelt korrekt for ikke å bli «tatt» på noe. Er entreprenøren usikker på om han har tilstrekkelig KS rutiner som sikrer at entreprenøren klarer å opptre formelt korrekt og oppfylle handlepliktene i kontrakten, bør slike oppdragsgivere unngås.  
  
  Personkjemi kan ofte være utslagsgivende for om forholdet mellom oppdragsgiver og entreprenør utvikler seg til tvist. Ta derfor kontakt med oppdragsgiver, bli kjent med vedkommende før det brukes for mye ressurser på å utarbeide et tilbud.
  
  
• Er oppdragsgivere i samme «liga» som entreprenøren med tanke på krav til formaliteter, dokumentasjon av varsler, krav etc.?
  
  Noen oppdragsgivere er vant med å samarbeide med riktig store entreprenører. De har gjerne systemer som mindre entreprenører ikke har. Det kan da være krevende for en mindre entreprenør å ta på seg oppdrag for slike oppdragsgivere. Vær derfor nøye med å avklare hvilke prosjektadministrative rutiner oppdragsgiver forventer.
  
  
• Hvor og når skal byggearbeidene utføres?
  
  Det er alltid en fordel å arbeide «lokalt», det vil si innenfor den aksjonsradius entreprenøren har ressurser for å håndtere på en optimal måte. Så fort arbeidsstedet ligger lenger borte, øker kostnadene og effektiviteten kan gå ned. Slikt må i det minste hensyntas i prisen som tilbys.
  
  Entreprenøren må også vurdere om entreprenøren har tilgang til nødvendige ressurser i den perioden oppdraget er forutsatt utført innenfor.
  
  

2         Kvalifikasjoner og ressurser

Det neste entreprenøren må undersøke er om entreprenøren har de nødvendige kvalifikasjonene og ressursene som oppgaven forutsetter.

• Er oppdraget som sådan er et oppdrag entreprenøren ønsker?
  
  En entreprenør som er ekspert innen visse typer oppdrag være tilbakeholden med å ta på seg oppdrag utenfor sitt hovedområde. Husk ordtaket: Skomaker, bli ved sin lest.
  
  Det er stor forskjell på å bygget et nytt bygg, og det å rehabilitere et gammel. Det er også stor forskjell på å bygge et lite bygg, og flere store. Noen prosjekter kan være enkle rent bygg-teknisk, andre kan være krevende. Noen har begrenset økonomisk sett. Andre kan innebære store utlegg og betydelige utestående beløp for entreprenøren. Det er viktig å avklare om entreprenøren har de nødvendige forutsetningene for å ta på seg oppdraget.
  
  
• Har oppdragsgiver stilt bestemte kvalifikasjonskrav for å få kontrakten?
  
  Når offentlige oppdragsgivere inviterer til en anbudskonkurranser, vil det nesten alltid være stilt kvalifikasjonskrav som må oppfylles for å kunne delta i konkurransen. Private oppdragsgivere lister sjelden opp slike kvalifikasjonskrav.
  
  Se uansett raskt gjennom beskrivelsen av oppdraget og vurder om oppdraget krever særlige kvalifikasjoner som du ikke har.
  
  Hvis entreprenøren mangler enkelte kvalifikasjoner eller ressurser, må han enten takke nei til oppdraget eller samarbeide med andre selskaper som har de nødvendige kompetansene. Husk at det koster penger å kjøpe tjenester og ta hensyn til det i prisen som tilbys.
  
  Må entreprenøren støtte seg på andre selskaper, er det viktig at entreprenøren sikrer at seg rett til å disponere over disse, til en kjent pris, dersom entreprenøren får oppdraget. Slik disposisjonsrett sikres best ved å innhentes tilbud fra selskapene entreprenøren skal støtte seg på, hvor vedståelsesfristen settes lang nok til at entreprenøren kan akseptere tilbudet dersom han får oppdraget fra oppdragsgiver.
  
  Entreprenøren kan forsøke å sette forbehold i tilbudet, men risikoen er at oppdragsgiver velger en annen entreprenør i stedet. Er det en offentlig anskaffelse er det ikke adgang til å ta «vesentlige» forbehold. Det skal føre til avvisning.
  
  
• Kan du prosjektere arbeidet?
  
  Som totalentreprenør etter NS 8407 har du ansvar for å prosjektere alt oppdragsgiver ikke har eller skal prosjektere. Du må derfor vurdere om du har kvalifikasjonene og ressursene som skal til for å prosjektere arbeidet.
  
  Les mer om hva det innebærer å prosjektere her.

3         Kalkulering av pris

Når entreprenøren har vurdert oppdraget som interessant nok, må det kalkuleres en pris. Dette kan være en tidkrevende oppgave.

Du kan lese mer om det med pris, fakturering og betaling her.

Målet er å beregne en pris som dekker entreprenørens faktiske kostnader, pluss fortjeneste – men som fortsatt er konkurransedyktig.

Vi kan dele opp kostnadene i direkte kostnader og indirekte kostnader, samt noen undergrupper.

3.1        Direkte kostnader, herunder kostnader til Rigg & Drift

Direkte kostnader kan vi, litt unøyaktig, si er kostnader som bare vil oppstår dersom entreprenøren får oppdraget. Det kan være materialkostnader, lønnskostnader egne ansatte og innleide som skal jobbe med prosjektet, kostnader til engasjerte rådgivere og underentreprenører. Lønnskostnader til de som skal utføre jobben i prosjektet, er direkte kostnader, selv om de ville ha fått lønn om de ikke var i det konkrete prosjektet.

Lønnskostnader til de som sitter med støttefunksjoner, så som regnskap, resepsjon, rengjøring ol, faller utenfor det vi kaller direkte kostnader. Noen lønnskostnader ligger med andre ord i grenseland mellom det vi kaller direkte kostnader og indirekte kostnader.

Kostnader til Rigg & Drift er en direkte kostnad. Det er kostnader entreprenøren får med å planlegge, forberede byggearbeidene, lede de ansatte som fysisk skal utføre arbeidet på byggeplassen, kostnader til prosjekt spesifikk forsikring, sikkerhet mm.

Lønnskostnader til prosjektlederen og kalkulatøren faller inn under det vi normalt ser på som Rigg og Drift. Det samme gjelder anleggslederen ute på plassen som leder de som skal utføre det fysiske arbeidet. Dersom anleggslederen både leder de som skal utføre det fysiske arbeidet, og utfører fysisk arbeid selv, vil kostnaden til anleggslederen dels være en direkte kostnad, og dels en indirekte kostnad.  

Kostnadene til Rigg & Drift blir normalt kalkulert som et prosentpåslag på de øvrige kostnadene.

3.2        Indirekte kostnader

Indirekte kostnader er, litt unøyaktig, kostnader entreprenøren uansett vil ha, så som kostnader til husleie, kostnader til administrativt ansatte, det vil si personer som ikke jobber med prosjektet, bilpark, forsikringer etc. De indirekte kostnadene prises gjerne som et prosentpåslag på kostnadene, og er en av tre komponenter i «påslaget» når det avtales regningsarbeid.

3.3        Kostnader i grenseland mellom direkte kostnader,  Rigg& Drift og indirekte kostnader

Noen kostnader ligger i grenseland mellom direkte kostander, Rigg & Drift og indirekte kostnader. Det kan for eksempel være prosjektlederen som også prosjekterer arbeidet, eller anleggslederen som også er prosjektleder og har ansvaret for å håndtere alle endringer.

Det er lurt å presisere i tilbudet, hvordan entreprenøren ønsker å kategorisere slike kostnader. Skal de dekkes direkte av oppdragsgiver som en direkte kostnad, eller som en Rigg & Drift kostnad, eller som en indirekte kostnad?

Det er lurt å presisere dette ved å oppgi timepriser på de personene som skal utføre arbeid som ligger i grenseland mellom de ulike kostnadstypene, og skrive rett ut hvordan entreprenøren ønsker at kostnaden skal kategoriseres og dekkes av oppdragsgiver.

Det er til slutt viktig at entreprenøren oppgir rekkefølgen for påslagene, først påslaget for Rigg & Drift, deretter påslaget for indirekte kostnader, fortjeneste og risiko.

3.4        Uforutsebare kostnader

I praksis oppstår det nesten alltid kostnader som kalkulatøren ikke kunne forutse da prisen ble kalkulert. Det kan være at priser på materialer og underleverandører blir høyere enn forutsett, entreprenøren gjør feil og må utbedre disse for egen regning i byggeperioden eller i reklamasjonsperioden. Listen over mulige uforutsette kostnader er lang.

Det er derfor vanlig å legge til en post som ofte blir kalt «uforutsett».

Vær oppmerksom på at slike uforutsette kostnader også forventes å være dekket av risikodelen i påslaget for indirekte kostnader, fortjeneste og risiko. Dersom det både legges inn en post for «uforutsett» og et normalt påslag for risiko, kan det føre til at prisen totalt sett blir for høy, og ikke konkurransedyktig.

3.5        Uforutsebare kostnader i grunnen

Vi har en hovedregel i alle entreprisekontrakter, også i NS 8407, som går ut på at byggherren har risikoen for uforutsebare forhold i grunnen. Oppdages det rør eller leire i grunnen som entreprenøren ikke hadde grunnlag for å forutse, er det byggherrens risiko.

Kostnader som entreprenøren kunne forutse derimot, må entreprenøren dekke selv. Det er derfor viktig å ha slike kostnader i minne når prisen på jobben kalkuleres.

NS 8407 pkt. 23.1 pålegger entreprenøren å gjennomføre flere undersøkelser knyttet til grunnforholdene før entreprenøren gir pris på jobben. Forhold entreprenøren kunne ha forutsett etter å ha gjennomført disse kontrollene, skal anses for å være forutsebare, kostnader entreprenøren selv må dekke.

Ifølge bestemmelsen skal entreprenøren:

«a) gjennomføre en aktsom besiktigelse av byggeområdet og dets omgivelser,

b) innhente foreliggende opplysninger om forhold ved grunnen, som for eksempel forurensninger, geologiske og geotekniske forhold ved kontakt med offentlige etater, i den grad slike opplysninger ikke er fremlagt av byggherren, og

c) innhente opplysninger om kabler og rør ved kontakt med offentlige etater og andre det er nærliggende å kontakte om dette, i den grad slike opplysninger ikke er fremlagt av byggherren.»

3.6        Tidsfrister og fremdriftsplan

Hvis oppdragsgiver stiller bestemt krav til byggeperiode, overordnet fremdriftsplan eller fast sluttfrist, må entreprenøren kalkulere prisen under forutsetning av at disse skal overholdes. Dette får betydning for hvor mange ressurser entreprenøren må sette på jobben, og hvordan disse ressursene kan administreres på en mest mulig optimal måte.

Hvis oppdragsgiver ikke har fastsatt byggeperiode eller sluttfrist, bør entreprenøren i tilbudet angi hvilken tidsramme han har lagt til grunn for prisen.

Entreprenøren bør opplyse i tilbudet hvor mange ressurser entreprenøren har planlagt å bruke på jobben. Det gjør at entreprenøren enklere kan dokumentere forseringskostnaden dersom oppdragsgiver senere krever at entreprenøren skal overholde sluttfristen, selv om entreprenøren har krav på fristforlengelse.

3.7        Timepriser

Et alternativ til å kreve dekket faktiske kostnader med påslag for indirekte kostnader, risiko og fortjeneste på arbeidet de ansatte skal utføre, er å tilby timepriser.

Det bør da tilbys spesifikke timepriser for ulike faggrupper. For eksempel spesifikk timepris på prosjektleder, kalkulatør, fagarbeider, ufaglærte, lærlinger etc.

Timeprisene skal dekke selvkosten entreprenøren har til lønn, sosiale kostnader, arbeidsgiveravgift, samt et påslag som skal dekke indirekte kostnader, risiko og fortjeneste.

I noen prosjekter ber oppdragsgiverne nå om timepriser som skal dekke kostnaden med å lede arbeidet på byggeplassen. Det er en Rigg & Drift kostnad, som i utgangspunktet skal dekkes av påslaget for Rigg & Drift. Denne sammenblandingen skaper ofte uklarheter, og entreprenøren bør skrive tydelig i tilbudet hvilke kostnader som dekkes av timeprisene, og hvilke kostnader som faller utenfor, og som enten skal dekkes av påslaget for Rigg & Drift, påslaget for indirekte kostander, risiko og fortjeneste, eller på annen måte.

3.8        Påslaget for indirekte kostnader, risiko og fortjeneste

Som nevnt ovenfor må entreprenøren få dekket noen av de indirekte kostnadene entreprenøren har i tillegg til de direkte. Måten det gjøres på er å legget til et «påslag» på de direkte kostnadene, som skal blant annet skal dekke slike indirekte kostnader.

For å være konkurransedyktig må entreprenøren begrense hvor stor del av de samlede indirekte kostnadene virksomheten har, som skal dekkes i hver kontrakt. Det er vanlig å begrense mengden av indirekte kostnader som skal dekkes til ca. 5% av kontraktsummen.

Påslaget skal i tillegg dekke postene «risiko» og «fortjeneste». Hvor stor risikoen er, vil variere fra prosjekt til prosjekt. Er risikoen høy, bør også risiko-delen av påslaget være høyere enn normalt. Hvor mye entreprenøren skal legge til som «fortjeneste», beror på konkurransesituasjonen.  

En vanlig måte å tenke på er at 5% skal dekke indirekte kostnader, 5% risikoen og 5% fortjenesten. Påslaget er da samlet 15%.

Et samlet påslag på 10 til 20 % er vanlig. Risikokomponenten og konkurransesituasjonen avgjør om påslaget bør ligge nærmere 10 % eller over 20 %.

Husk at dette kommer i tillegg til påslaget for Rigg & Drift.

4         Problem! Fra enhetspristilbud til totalentreprisekontrakt

Det er spesielt en situasjon vi vil advare mot.

I mange prosjekter innledes dialogen med at oppdragsgiver ber entreprenøren om å gi enhetspriser for bestemte arbeidsoppgaver. Oppdragsgiver har da gjerne angitt hvor mange enheter av hver arbeidsoppgave som skal utføres.

I en slik prismodell, har entreprenøren plikt til å utføre og bekoste hver arbeidsoppgave. Prisen fastsettes ut fra hvor mange enheter som faktisk blir levert. Entreprenøren får samtidig rett på vederlagsjustering dersom det må utføres arbeidsoppgaver som ikke er beskrevet og det ikke er gitt enhetspriser på.

Dette er ikke nødvendigvis et problem — det kan være en god prismodell — så lenge det forutsettes at oppdragsgiver står for prosjekteringen. Typisk NS 8405, 8415, 8406 eller 8416.

Noen ganger fortsetter dialogen ved at oppdragsgiver vil prute på prisen, og får ofte en «rabatt» slik at partene kan bli enige om en avtale raskt. Hvilken prismodell partene i så fall har avtalt kan være uklart. Er det fortsatt en enhetspriskontrakt, med rabatt på toppen, eller er det nå avtalt en fastpris? Som sagt, dette kan bli uklart og beror på en konkret tolkning av avtalen.

I noen situasjoner fortsetter dialogen med at oppdragsgiver ber om at avtalen skal være basert på NS 8407 eller NS 8417. Da oppstår det betydelige problemer. Entreprenøren skal da etter standardbestemmelsene prosjektere og utføre det arbeid som er nødvendig for at funksjonskravene oppdragsgiver har beskrevet blir oppfylt. Det vil si at entreprenøren innenfor prisen som er gitt skal utføre arbeid som ikke er beskrevet.

Avtaler som er blitt til på denne måten, skaper en rekke utfordringer med tanke på å tolke avtalene, og ikke minst fastsetting av hvilket vederlag entreprenøren til slutt har krav på.

Havner du i en situasjon hvor det starter med et tilbud på enhetspriser, må du tenke deg om nøye før du til slutt akseptere en avtale som baseres på NS 8407 eller NS 8417.